Interview: Digitale Personalakten flexibel und revisionssicher

HR-P:

Herr Goetsch, Ihre Berater bringen zu Kundenterminen nebst Konzepten und Methoden auch gleich die passende Software zu deren Umsetzung mit. Was ist denn derzeit das interessanteste Tool in Ihrem Werkzeugkoffer?

Goetsch:

Es stimmt: Zu unseren Konzepten zur Optimierung personalwirtschaftlicher Prozesse bieten wir die notwendige Software oder passende Lösungstemplates gleich mit an. Das macht die Zusammenarbeit effektiver und bewährt sich immer wieder.
Das aktuell interessanteste Werkzeug in unserem Portfolio ist die vollkommen neu überarbeitete Version der IT2™ eAkte, ein Baustein unserer ergänzenden Lösungen, Templates und Tools, die wir rund um das Thema Personalwirtschaft anbieten.

HR-P:

Ein System für Personalabteilungen, das auf SAP® aufbaut …

Goetsch:

Nicht nur das: Die IT2™ eAkte ist vollkommen nahtlos in SAP® integriert. Die Software ist mit SAP®-Methoden und -Techniken entwickelt worden, sie bedient die SAP®-Standard-Schnittstellen und sie ist releasekonform. Die IT2™ eAkte läuft also völlig nahtlos auf SAP®-Systemen. Technische Probleme sind nahezu ausgeschlossen, da wir z.B. bei der Anbindung von Archivsystemen vollständig auf die zertifizierten Schnittstellen der SAP® setzen.

HR-P:

Worin unterscheidet sich die IT2™ eAkte dann von SAP®-Standardlösungen?

Goetsch:

Wir haben die Aktenprozesse so weit vorgedacht, dass die Einführung der Akte mit minimalem Aufwand durchzuführen ist. Alle in der Auslieferung schon enthaltenen Szenarien sind flexibel einsetzbar, können frei kombiniert werden und ermöglichen die prozessbasierte Archivierung, Organisation und Verwaltung innerhalb des SAP®-Systems von Beginn an.

HR-P:

Ihre Zielgruppe scheinen dann weniger die Großkonzerne zu sein?

Goetsch:

Das ist so nicht richtig. Unsere Zielgruppen sind alle Unternehmen, die ihre Personalakten digitalisieren möchten. Hierbei setzen wir auf eine schnell implementierte, SAP® integrierte Lösung, die bei Bedarf auch in einem späteren Schritt problemlos in „größer“ angelegte Dokumentenprojekte – zum Beispiel auf Basis von SAP® Records Management – integriert werden kann.
Die Lösung kann auch schrittweise eingeführt werden. Zum Beispiel zunächst als reine Abrechnungsakte, die später um weitere Aktenbestandteile und Nutzungsszenarien ergänzt wird.

HR-P:

Ist denn der Einsatz der SAP®-Software zwingende Voraussetzung, um Ihre Lösung betreiben zu können?

Goetsch:

Grundsätzlich ja, da es sich ja um eine SAP® basierte Lösung handelt. Wir bieten jedoch zwei Szenarien an. Kunden, die bereits über eine eigene SAP®-Installation verfügen, können unsere Lösung als Lizenzprodukt einsetzen. Für Kunden, die SAP® noch nicht im Einsatz haben, steht auch unsere eigene SAP®-Plattform als Outsourcinglösung zur Verfügung und ist so die Lösung für eine „Akte on demand“. Hier können insbesondere mittelständische Kunden die Vorteile des SAP®-Systems ohne große Anfangsinvestitionen schnell nutzen.

HR-P:

Welche Vorteile bieten Sie denn den Unternehmen?

Goetsch:

Sie müssen sich nicht mehr mit Dokumentenstapeln plagen. Recherchen in Archiven sowie teure und zeitraubende Logistik von Personalakten und das Anlegen von Dokumenten – all das wird Vergangenheit sein. Das Prozesswerkzeug IT2™ eAkte bietet den Unternehmen durchgängige, revisionssichere und elektronisch auswertbare Prozesse mit Rechtemanagement. Nur ein Beispiel: Die Personalabteilung kann dem Betriebsrat jene Teile der Akte elektronisch freigeben, die er benötigt und einsehen darf. Der Mitarbeiter dagegen kann einen anderen Ausschnitt seiner Akte einsehen.

HR-P:

Nennen Sie uns doch bitte die drei wesentlichen Vorteile.

Goetsch:

Im Wesentlichen halte ich diese drei Funktionen für entscheidend:

1. Die Unternehmen können ihre Personalakte so hinterlegen, wie sie es gewohnt sind. Die Visualisierungswerkzeuge der IT2™ eAkte ermöglichen eine frei definierbare Aktenregisterstruktur.
2. Die IT2™ eAkte bietet ein Personalstammblatt in der Akte. Das ist eine Art Datenblatt mit den wichtigsten Informationen, die man häufig braucht. Selbstverständlich ist auch das frei gestaltbar. So haben Sie schnell die Übersicht.
3. Eine wesentliche Arbeitserleichterung ist auch die sogenannte Thumbnails-Funktionalität. Mit dieser Art Register, einer Blätterfunktion, kann man überblicksweise in die Akte schauen, ohne sie gleich öffnen zu müssen. Und nicht zuletzt kann jeder Kunde, der unsere Akte oder Teile davon in einem Portal nutzt, die Akte sehr komfortabel an sein individuelles Corporate Design anpassen. Die IT2™ eAkte erscheint dann auf den Bildschirmen optisch als Anwendung des Unternehmens.

Wesentliche Funktionen im Überblick:

• Personaldokumentenbedarf wird durch definierte Aktenmodule individuell unterstützt:
  Bewerberakte, Mitarbeiterakte, Sachakte, Abrechnungsakte
• Unterstützung aller relevanten Aktenprozesse im HCM-Umfeld
• Aktencontrolling und /-reporting
• Unterstützung diverser Zugriffskanäle: Sachbearbeiter (GUI/Web)
• optional auf SAP®-Recordsmanagement erweiterbar
• Integration aller relevanten Eingangskanäle

HR-P:

Ein großes Thema in den Personalabteilungen – vor allem in der Personalabrechnung – ist der Betrieb von Shared Service Centern, extern als Outsourcing oder intern. Wie steht es damit?

Goetsch:

Gerade bei der Zusammenarbeit von Teams machen sich die Vorteile elektronischer Workflows besonders bemerkbar. Es ist doch so: Die wenigsten Unternehmen wollen strategische Aufgaben, wie etwa Personalentwicklung, aus der Hand geben. Aber für das ganze Abrechnungs- und Reisekostenmanagement, für den Schriftverkehr mit Krankenkassen und Rentenversicherern binden Unternehmen zunehmend weniger eigenes Personal und nutzen stattdessen die Möglichkeiten des Outsourcings oder gründen hierfür interne Shared Service Center, die sich um die zentrale Abwicklung dieser Tätigkeiten kümmern.
Hier bietet die IT2™ eAkte erhebliche Vorteile. Die Workflows der IT2™ eAkte ermöglichen den reibungslosen Austausch mit externen oder internen Dienstleistern und bilden dennoch für das Unternehmen immer einen vollständigen Prozess ab.
Entscheidend ist: Jede Form der Beauftragung, Abarbeitung und Rückmeldung wird dokumentiert. Es lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer wann was beauftragt hat und wie und von wem der Vorgang abgeschlossen wurde. Alle internen Mitarbeiter und Business Partner des Shared Service arbeiten kontrolliert und effektiv mit den gleichen Dokumenten.

HR-P:

Dann müsste man auch ein Businessmodell rechnen können?

Goetsch:

Die IT2™ eAkte ist eine Lösung für schnelle und effektive Prozesse, sie löst alle Herausforderungen der Personalarbeit mühelos. Dieser effektive Workflow spart gegenüber Papierstapeln sicher auch viel Geld. Dennoch wollen wir allein darauf keinen Business Case aufbauen. Wir sehen die Vorteile mehr aus organisatorischer als aus monetärer Sicht.
Für uns ist die eAkte ein Werkzeug, um Personalarbeit zunehmend prozessorientiert zu unterstützen. Statt theoretische Rechenmodelle in die Welt zu setzen, verfolgen wir eine andere Philosophie: Wir bieten das Produkt einfach zu einem sehr rechenbaren Preis an.

HR-P:

Konkret: in Euro und Cent?

Goetsch:

Die Basislizenz kostet 10.000 Euro, plus drei Euro pro Archivierungsstammsatz. Ein Unternehmen mit 900 Mitarbeitern würde also einmalig 12.700 Euro zahlen. Hinzu kommen zwei, maximal drei Tage Implementierung der Software und ein wenig Schulung, vielleicht noch das Scannen der Papierunterlagen, sofern sie nicht schon in digitaler Form vorliegen.

HR-P:

Nennen Sie uns doch bitte noch ein weiteres kluges Feature.

Goetsch:

Für eine geniale Idee unseres Produktteams halte ich die Funktion „Print2eFile“. Sie arbeitet mit einem virtuellen Drucker. Jeder berechtigte Sachbearbeiter kann damit Dokumente wie zum Beispiel E-Mails oder auch Word-Dateien direkt in die Personalakte drucken. So lassen sich zum Beispiel Bearbeitungsstände archivieren und ein sehr oft benutzter Eingangskanal lässt sich direkt während des Prozesses abschließen.

HR-P:

Und wenn doch – zum Beispiel bei einem Termin beim Arbeitsgericht – Papier erforderlich ist?

Goetsch:

Wenn Sie die eAkte einmal mitnehmen müssen, dann nutzen Sie das Druckprogramm Ready2go-PDF: Es druckt die Akte strukturiert aus – fein säuberlich mit Trennblättern und Inhaltsverzeichnis. Nur die Löcher für den Leitzordner, die müssen Sie noch selbst stanzen.

HR-P:

Vielen Dank für das Gespräch!

Quelle: HR Performance 4/2010