IT2™ zertifiziert: Der neue ISAE-Standard bringt Erleichterung
Henstedt-Ulzburg. Die IT2™ Solutions AG hat sich erstmals nach dem neuen Standard ISAE 3402 durch Pricewaterhouse Coopers (PwC) zertifizieren lassen. Mit diesem neuen Standard (International Standard on Assurance Engagements) können Dienstleister insbesondere für HR Business Process Outsourcing (BPO) den Nachweis erbringen, dass ihre Prozesse angemessen dokumentiert und dargestellt sind und einer jederzeitigen Kontrolle stand halten.
Für Unternehmen, die HR BPO-Dienstleister wie die IT2™ beauftragen, bedeutet dies eine immense Erleichterung in ihren Nachweispflichten. Denn obwohl Prozesse wie Gehaltsabrechnung oder Rechnungslegung ausgelagert werden können, bleibt die jeweilige Unternehmensleitung dafür verantwortlich. Wirtschaftsprüfer sind sogar verpflichtet zu prüfen, inwiefern sich ausgelagerte Unternehmensfunktionen auf das interne Kontrollsystem des Unternehmens auswirken. Die Unternehmen haben also im Normalfall je nach Unternehmensumfeld der ausgelagerten Prozesse entsprechende Prüfverfahren zur Kontrolle und eine Risikominimierung der ausgelagerten Arbeiten zu organisieren oder mit dem Dienstleister zu vereinbaren. Kein leichtes Unterfangen.
Da der ausgelagerte Prozess naturgemäß in der Hand des Dienstleisters liegt, ist die Unternehmensleitung für einen Prozess verantwortlich, den sie selber nicht beeinflussen kann. Umso wichtiger ist der Nachweis der Zertifizierung nach ISAE 3402, der dem beauftragenden Unternehmen anzeigt, dass die Prozesse beim HR BPO-Dienstleister sicher laufen. „Kunden des Dienstleisters profitieren so einerseits von der sehr hohen Verfahrenssicherheit und können auch für eigene Prüfungszyklen auf dieses Zertifikat zurückgreifen und eigene Prüfungsaufwände minimieren“, betont der zuständige IT2™-Vorstand Lutz Friedrich. Besonders kritisch ist es bei Unternehmen, die dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) unterliegen, also deren Wertpapiere an US-Börsen gehandelt werden. Denn hier kommen weitere formale Anforderungen an Dokumentationen, Terminen und Kontrollzielen hinzu: So müssen sie in ihren Finanzberichten nachweisen, dass sie über durchgehende und effiziente Kontrollprozesse verfügen. Experten schätzen, dass SOX-Unternehmen daher bei größeren Ausschreibungen das Zertifikat zukünftig verlangen.
Die Zertifizierung beinhaltet die Beschreibung des Kontrollsystems, das heißt die geprüften Dienstleistungen, den Zeitraum, auf den sich der Bericht bezieht, die Beschreibung der abgewickelten Geschäftsvorfälle, ergänzende Kontrollen der Kunden, von Sub-Dienstleistern durchgeführte Kontrollen, den bei der Erstellung des Reports angewandten Prozess sowie natürlich Änderungen des Systems während des geprüften Zeitraums. Die Geschäftsführung des Dienstleistungsunternehmens erklärt dabei, dass die von ihm erstellte Beschreibung des dienstleistungsbezogenen internen Kontrollsystems angemessen ist (Berichtstyp 1) und das Kontrollsystem im Prüfungszeitraum wirksam war (Berichtstyp 2). Beide Berichtstypen müssen von einem Wirtschaftprüfer erstellt werden.
Damit die Geschäftsführung des Dienstleisters eine solche Erklärung abgeben kann, muss sie sich auf eine wirksame Überwachung stützen können. Die IT2™ Solutions AG hat sich daher in den vergangenen Monaten dieser Zertifizierung durch Pricewaterhouse Coopers für die Bereiche HR BPO Gehaltsabrechnung auf Basis SAP® HCM und Applikationsmanagement für SAP® HCM unterzogen. Mit Stichtag ist der IT2™ eine Zertifizierung des sogenannten Typ I ausgesprochen worden, so dass IT2™-Kunden für ihre Prozesse und SAP®-Systeme obengenannte Vorteile nutzen. Die Zertifizierung nach diesem neuen Standard ISAE 3402 ist sowohl für die IT2™ Solutions AG als auch für die PwC eine Neuheit.
Fazit: Die Zertifizierung stellt eine Erleichterung für das auftraggebende Unternehmen dar. Denn die Kunden des Dienstleisters profitieren von der sehr hohen Verfahrenssicherheit und können auch für eigene Prüfungszyklen auf dieses Zertifikat, das weltweit einen einheitlichen Berichtsaufbau aufweist, zurückgreifen und eigene Prüfungsaufwände minimieren. Eine Zertifizierung nach diesem Standard erlaubt zudem Interessenten die Identifizierung von HR Outsourcinganbietern, die ihre internen Kontrollprozesse auf Basis klar definierter Eckpunkte umgesetzt haben. Der neue Standard, der zum Jahreswechsel und dann endgültig Mitte 2011 wirksam wird, löst bisherige Standards (wie beispielsweise die Statements on Auditing Standards, SAS 70) ab. Der neue Standard ISAE 3402 des International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB) soll die Prüfprozesse verbessern und unterschiedliche Länderstandards vereinheitlichen.