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IT2™ eAkte
Die elektronische Personalakte von A-Z

Die IT2™ eAkte ist die umfassende Lösung für Ihr Dokumentenmanagement im SAP® HCM Umfeld:
Durchgängige und leicht zu handhabende Prozesse von der Dokumentenerzeugung (Microsoft Office Integration) bis zur Dokumentenverwaltung (Digitalisierung und Archivierung der Personalakte). Die elektronische Personalakte überzeugt neben ihrem lösungsorientierten Funktionsumfang und der intuitiven Bedienbarkeit für Fachabteilung und Mitarbeiter auch durch eine kurze Implementierungszeit und kostengünstige Bereitstellung.

Bewerber, Personal und Pensionär: Viele Dokumente - eine Akte

Ist die IT2™ eAkte im SAP® Personalwesen integriert, kann darüber das gesamte interne Bewerbermanagement elektronisch organisiert werden. Das Bewerbermanagement wird mit dem Scan von Arbeitsproben, Lebensläufen, Testaten und Zeugnissen optimiert. Die Originalunterlagen gehen unverzüglich an den Bewerber zurück und entlasten das eigene Archiv durch Digitalisierung. Gleichzeitig wird der Bewerber über die vorgenommene elektronische Datenspeicherung informiert. Nach Vertragsabschluss ändert sich der Status der Bewerberakte zur Mitarbeiterakte und ggf. zur Pensionärsakte. Die digitale Personalakte bleibt ein Arbeitsleben lang und sogar darüber hinaus immer aktuell und interaktiv sowie schnell zugriffsbereit. Eine lohnende Investition für jedes mittelständische Unternehmen.

Der Funktionsüberblick der elektronischen Personalakte von IT2™

Durchgängigkeit Einfachheit

Dokumentenerzeugung
Digitalisierung

  • MS Office Integration (Office als Erzeugungswerkzeug)
  • SAP®-seitige Templateverwaltung
  • Dokumente „in Erstellung“ werden auch SAP®-seitig gespeichert
  • Datenherkunft für Dokumentenerzeugung ist das SAP®-System
  • Statusverwaltung zur Abbildung von Prozessen und statusabhängiger Einbindung von Prozessteilnehmern

Dokumentenerfassung

Dokumentenverwaltung

  • SAP®-integriert
  • Flexible Registerstrukturgestaltung
  • Nutzerspezifische Aktensichten (Personalakte, Bewerberakte, Abrechnungsakte, etc.)
  • Aktenweitergabe (Leihakte)
  • Gesamtdruck, Teildruck
  • Aktencontrolling für Qualitätsprüfung und Vollständigkeitskontrolle
Überblick Funktionsweise elektronische Personalakte: Upload PDF z.B. vom Client, über das SAP GUI oder bei der Bestandsaktenübernahme. Akten können mittels inPuncto biz²Office zwischen Microsoft Office-Dokumenten und SAP synchron gehalten werden oder werden eingescannt und mittels inPuncto biz²Scanserver in SAP® HCM überführt. Sie können mittels inPuncto biz²Archiver archiviert werden.

Kurzüberblick über den Funktionsumfang der IT2™ eAkte

Weg ins Archiv:

  • Posteingangsscan
  • Barcode-Szenarien
  • Dokumentenerzeugung (Frühes Erfassen, Briefschreibung, Vertragserstellung, etc.)
  • Massenupload-Funktionen
  • Filesystem-Integration für Importfunktionen
  • Dokumentenerzeugungssoftware (wie inPuncto biz²Office)

Datenverwaltung

  • Gesamtdruck der Akte inkl. Verschlüsselung
  • Integriertes Mitarbeiterstammblatt und -Infocenter
  • Thumbnailerzeugung (Dokumentenvorschau)
  • Offene Registerstruktur
  • Favoritenverwaltung
  • Keine redundante Datenhaltung durch Nutzung des SAP® HCM Personalbestands

Workflow:

  • Integration aller relevanten Eingangskanäle
  • Office-Integration (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
  • Notizen
  • Reminder / Wiedervorlage
  • Integrierte E-Mail-Funktion
  • komplette Integration in SAP® HCM System
  • Alle wesentlichen SAP®-Transaktionen über Menü erreichbar
  • ESS/MSS
  • Direktdruck / -integration von periodisch erzeugten Nachweisen (Entgelt, Sozialversicherungsnachweise, Zeitnachweise, etc.)

Zugriffs-Berechtigungen:

  • Verschiedene Aktensichten nach Nutzergruppen einstellbar (Aktenmodule)
  • Zentraler, standortunabhängiger Zugriff
  • Aktenausleihe

Controlling

  • Aktencontrolling und Qualitätsüberwachung
  • 4-Augen-Prinzip (bei Löschvorgängen)

Vordefinierte Dokumentenprozesse der elektronischen Personalakte

Die IT2™ eAkte verfügt über vordefinierte Dokumentenprozesse - die Ihnen als Kunde direkten und schnellen Mehrwert bringen bei:

  • Einstellungsprozess
  • Austrittsprozess
  • Pensionsschreiben
  • Bonifikationsschreiben
  • Vertragsanpassungen
  • Arbeitsvertragsanpassungen
  • Organisatorischer Wechsel inkl. Vertragsanpassungen

Architektur

Die IT2™ eAkte basiert auf dem SAP® HCM und nutzt konsequent den SAP® Standard zur prozessgestützten Daten- und Dokumentenbeschaffung, Dokumentenbearbeitung und Dokumentenverwaltung. Mit dem durchgängig modularen Aufbau der elektronischen Personalakte sind alle Komponenten im SAP® Backend verankert und basieren auf SAP® Standards innerhalb der SAP® Entwicklungsumgebung.

Mehr Mobilität mit der elektronischen Personalakte für iPad

Erweitern Sie die Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre SAP® HCM basierten elektronischen Personalakten mit der mobilen Nutzung der eAkte auf dem iPad. Der Zugriff erfolgt sicher und immer online ohne Datenhaltung auf dem iPad und ohne weitere Infrastrukturinvestitionen für Ihr Unternehmen. Das einfache, intuitive Handling und die Einsicht auf vordefinierte Aktenauszüge sowie das Mitarbeiterstammblatt geben schnellen Einblick in die digitalen Leihakten.

Die elektronische Personalakte ist erhältlich im App Store

Die eAkte App für das iPad ist erhältlich im App Store.

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